I dagens hurtigt skiftende oplysninger økonomi fremstod IT project governance som en af de mest vitale virksomhedernes ansvar. Det ubarmhjertige pres for at innovere mens samtidig kører ned omkostninger betyder at organisationer i stigende grad ‘betting gården’ på vellykket udvikling og implementering af nye IT-systemer. Imidlertid, erhvervsklimaet nu udvikler så hurtigt, at de oprindelige antagelser som var baseret på projekter ofte kan blive dødeligt undermineret forud for projekternes afslutning. Med teknologi i hjertet af de fleste virksomheder, er evnen til at opretholde stram udøvende og bestyrelsen kontrol over sådanne projekter i hele deres livscyklus blevet en afgørende faktor for hvilke virksomheder trives og hvilke grundlægger. Som svar på denne udfordring, Prince2 projektledelse har vist sig som verdens førende metode til at sikre, at IT-projekter ophold på styr og levere reel værdi.
Ingen stor skala eller virksomhed kritisk projekt bør nogensinde forvaltes på grundlag af standalone. Behovet for at inddrage og sikre buy-in fra funktioner lige på tværs af organisationen betyder, at et projekt styreformstilgang er afgørende. Mens projektledelse er den centrale disciplin inden for dette, projekt regeringsførelse er bredere og har seks indbyrdes forbundne mål:
1. at sikre reelle forretningsmæssige værdi gennem projektet og business justering.
2. styring af omkostninger ved centralisering.
3. maksimere ressourceallokering, især af høj værdi ressourcer.
4. risikostyring gennem portefølje afbalancering.
5. ensartet anvendelse af bedste praksis.
6. organisatorisk sammenhæng.
IT beslutninger udsætte en organisation for betydelige risici-finansielle, operationelle og konkurrencedygtigt-så det er væsentligt, at project governance er en bekymring for bestyrelsen som helhed, snarere end nogen et individ. Bestyrelsen skal insistere på at projektrisici vurderes inden for organisationens strategiske planlægning og ramme for risikoforvaltning og sikre, at de rigtige investering og forvaltning beslutninger træffes, så konkurrencemæssig fordel kan blive forbedret og målbare forretningsværdi leveret.
Bestyrelsens projekt styring ansvar kan sammenfattes som følger:
• At godkende produkt indledning, administrere projektoversigten og trække stikket ud på enhver underpræsterende projekter.
• At gøre et eller flere menige bestyrelsesmedlemmer specifikt ansvarlige for tilsyn med project governance. De skal have uafhængig og informeret tilsyn med fremskridt på alle business IT-projekter – herunder at deltage i programmet (eller stort projekt) bestyrelsesmøder.
• At sikre klare ansvarlighed på alle niveauer, med detaljerede, grundigt testet projektplaner baseret på en kritisk sti analyse med klart identificerede kritiske succesfaktorer, regelmæssig milepæle og ‘ go/no go’ checkpoints.
• At sikre at hver projektforslaget indeholder en fuld business case med en fuldt omkostningsberegning skøn, der kan stå op til uafhængig revision, med klart angivne forudsætninger, der kan modstå grundig analyse.
• For at administrere alle IT-relaterede projekter som led i en portefølje.
• At vedtage og implementere en anerkendt projektstyringsmetodologi.
• At vedtage en klart defineret risikostyringsplan på programmet og projekt niveau, der afspejler virksomhedernes niveau risiko behandlingskrav.
• At indlede et overvågningsramme underrette bestyrelsen for fremskridt og yde en tidlig indberetning af afvigelse eller skred i nogen af de kritiske succesfaktorer.
• At begå finansiering kun på grundlag af trinvis.
• At sikre at intern revision er dygtige og ansvarlige direkte til bestyrelsen for at give regelmæssig, rettidig og utvetydig rapporter om projektets fremdrift, skred, budget, kravspecificering og kvalitetskrav. Hvor der er projektet divergens bør bestyrelsen ikke frigive yderligere midler indtil årsag til divergensen har behandlet fuldt ud.
I at vælge en projektstyringsmetodologi skal organisation vælge en tilgang, der passer til sine projektmål og udviklingsmiljø. Langt er den mest populære metode Prince2, efterfølgeren til prins (‘projekter i kontrollerede miljøer’), som blev udviklet af UK Office of regering Commerce. Mens PRINSEN blev oprindeligt udviklet til IT-projekter, Prince2 projektledelse har indarbejdet væsentlige feedback og er nu en generisk, bedste praksis tilgang for alle typer af projekter. Siden introduktionen i 1989, Prince2 projektledelse er blevet udbredt i både den offentlige og den private sektor og er nu en de facto-global standard.
PRINCE2 projektledelse bruger en struktureret metode, hvilket betyder, at forvaltningen af et projekt i en logisk og organiseret måde, efter klart definerede trin og velforståede roller og ansvar. Det passer perfekt til kravene i en projekt styring ordning ved at levere følgende attributter til ethvert projekt:
• En kontrolleret og arrangeret start, midte og afslutning
• Regelmæssige vurderinger af fremskridtene mod planen og business case • fleksibel afgørelse point
• Automatiske styring styring af eventuelle afvigelser fra planen
• Involvering af ledelse og interessenter på det rigtige tidspunkt og på det rigtige sted i løbet af projektet
• Gode kommunikationskanaler mellem projektet, projektledelse og resten af organisationen.
Effektiviteten af Prince2 projekt management resultater fra dets fire hjørnesten, som definerer, hvad en vellykket administrerede projektet bør være:
Planlagt: Prince2 har en serie af processer, der dækker alle de aktiviteter, der er nødvendige for på et projekt fra start til at lukke. Denne proces-baserede tilgang giver en let skræddersyet og skalerbar metode for ledelse af alle typer af projektet. Hver proces er defineret med dens centrale input og output sammen med de specifikke mål og aktiviteter skal udføres.
Kontrolleret: Prince2 projektledelse opdeler et projekt i overskuelige faser, muliggør effektiv kontrol af ressourcer og regelmæssige fremskridt overvågning i hele. De forskellige roller og ansvar for forvaltningen af et projekt er fuldt beskrevet og kan tilpasses passer til størrelsen og kompleksiteten af projektet, og færdighederne af organisationen.
Resultatorienteret: Projektplanlægning ved hjælp af Prince2 er produkt-baseret, hvilket betyder projektplaner er faktisk fokuserede på at levere resultater og er ikke blot handler om planlægning, når de forskellige aktiviteter på projektet vil ske.
Målt: Ethvert projekt ved hjælp af Prince2 er drevet af business case, der beskriver organisationens berettigelse, engagement og rationale for leverancer eller resultatet. Business casen er regelmæssigt revideres i løbet af projektet for at sikre de forretningsmæssige målsætninger, som ofte ændres i løbet af livscyklussen for projektet, er stadig opfyldes.
Der er klare grunde Hvorfor Prince2 projektledelse er blevet verdens førende metode. Ud over sin bedste praksis-tilgang til forvaltning af alle projekttyper tager omkring 800 mennesker pr. uge Prince2 projekt management undersøgelser, med alle uddannelse varetages af godkendte organisationer. Det er almindeligt brugt og populært i både offentlige og private sektor, og kan nemt skræddersys til alle sorter af projekter i mange forskellige markeder og brancher. For enhver organisation, der er alvorligt om administration af sine IT-investeringer, er Prince2 projektledelse det naturgivne valg.
